Por quanto tempo a empresa precisa guardar cada documento

26 de ago.

6 min de leitura

A resposta que circula por aí é "cinco anos". Está quase certa, e o "quase" é onde as empresas erram — porque a lei não fixa um prazo de guarda. Ela fixa outra coisa, e o prazo é consequência disso.

A lei não manda guardar por cinco anos

O dispositivo que trata do assunto é o parágrafo único do artigo 195 do Código Tributário Nacional. Ele diz o seguinte:

"Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram."CTN, art. 195, parágrafo único

Repare que não há número nenhum ali. A obrigação é guardar até que o crédito tributário prescreva. Quanto tempo isso leva é uma pergunta que se responde em outros dois artigos — e a resposta depende do tributo.

Essa diferença não é preciosismo jurídico. Ela muda a conta na prática, e é a razão pela qual "cinco anos a partir da emissão" costuma dar menos tempo do que a empresa realmente precisa.

Os cinco anos vêm de dois artigos diferentes

O primeiro é o artigo 173, que trata do prazo para o Fisco constituir o crédito:

"O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados: I — do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado."CTN, art. 173

O segundo é o artigo 174, que trata do prazo para cobrar o que já foi constituído: "a ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva".

O detalhe que quase todo mundo ignora está no "primeiro dia do exercício seguinte". Um documento de março de 2026 não começa a contar em março de 2026 — começa em 1º de janeiro de 2027, e os cinco anos correm dali. Na prática, esse documento precisa ser guardado por quase seis anos, não cinco.

E existe outra regra de contagem. Para tributos sujeitos a lançamento por homologação — a maior parte dos que uma empresa recolhe — o CTN prevê uma contagem diferente, a partir do fato gerador. Qual das duas se aplica a cada tributo é exatamente o tipo de pergunta que o seu contador responde em cinco minutos e um artigo na internet não responde com segurança. Use este texto para saber o que perguntar.

O mito dos 30 anos do FGTS

Se você já ouviu que documentos de FGTS precisam ser guardados por 30 anos, essa informação está desatualizada — e ainda circula bastante.

O prazo era mesmo trintenário, mas o Supremo Tribunal Federal mudou o entendimento ao julgar o Tema 608 de repercussão geral, tendo como caso principal o ARE 709212, sob relatoria do ministro Gilmar Mendes. A tese fixada é direta:

"O prazo prescricional aplicável à cobrança de valores não depositados no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é quinquenal, nos termos do art. 7º, XXIX, da Constituição Federal."STF, Tema 608 — leading case ARE 709212

Quinquenal quer dizer cinco anos. Vale registrar que o STF modulou os efeitos da decisão, o que importa para situações antigas em curso — mais um ponto para conferir com o jurídico antes de descartar qualquer coisa.

Trabalhista: cinco anos, com um teto de dois

A regra dos créditos trabalhistas está na Constituição, no artigo 7º, inciso XXIX. O texto vigente prevê prazo prescricional de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho.

São dois relógios, e o segundo é o que costuma pegar as empresas de surpresa. Enquanto o contrato está ativo, o empregado pode cobrar os últimos cinco anos. Quando o contrato termina, ele tem dois anos para entrar com a ação — e, dentro dela, ainda alcança os cinco anos anteriores.

A leitura prática para quem guarda documento: contar dois anos a partir do desligamento não basta. O que a empresa pode precisar provar são os cinco anos que antecedem a ação, que pode ser aberta até dois anos depois da saída. Some os dois e você tem o horizonte real.

Contratos seguem outro prazo — e ele é maior

Aqui está o erro mais comum de quem monta a tabela olhando só para o lado fiscal: aplicar cinco anos a tudo.

Contratos entre empresas não são documento fiscal. Eles seguem a regra geral de prescrição do Código Civil, no artigo 205: "a prescrição ocorre em dez anos, quando a lei não lhe haja fixado prazo menor".

Ou seja: aquele contrato de prestação de serviços encerrado há seis anos, que você descartou junto com as notas fiscais do mesmo período, pode ser exatamente o documento que faltaria numa discussão sobre o que foi ou não contratado.

Uma tabela para começar

Os quatro prazos abaixo são os que este artigo verificou na fonte. Os demais tipos de documento da sua empresa entram na mesma tabela, com o prazo definido por quem conhece o caso.

Documento	Prazo	Base
Livros e comprovantes fiscais	Até a prescrição do crédito — 5 anos, com a contagem começando no exercício seguinte	CTN arts. 195, 173 e 174
Documentos de FGTS	5 anos	STF, Tema 608
Folha, ponto e registros trabalhistas	5 anos, contados de uma ação que pode ser aberta até 2 anos após o desligamento	CF art. 7º, XXIX
Contratos	10 anos	Código Civil art. 205
Exames ocupacionais, laudos de segurança, documentos previdenciários	Confirmar	Regras próprias, fora do escopo deste artigo

Este artigo não substitui o seu contador nem o seu jurídico. Ele cita a lei para que você chegue nessa conversa sabendo o que perguntar — o que já é bem mais do que a maioria das empresas leva. Prazos têm exceções, dependem do tributo, do regime e do caso concreto, e a legislação muda.

Guardar só o arquivo digitalizado tem validade?

Tem, desde 2020, e isso mudou o jogo para quem estava com salas cheias de caixa de papel.

O Decreto 10.278/2020 estabeleceu os requisitos técnicos para que documentos digitalizados "produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais". Mas os requisitos mudam conforme quem vai receber o documento — e essa distinção é a parte que interessa.

Para comprovar qualquer ato perante o poder público — Receita, fiscalização, órgão público — o artigo 5º exige que o documento digitalizado seja assinado digitalmente com certificação no padrão ICP-Brasil, siga os padrões técnicos do decreto e contenha os metadados mínimos que ele especifica. Não é escanear e jogar numa pasta.

Já para documentos que envolvem relações entre particulares, o artigo 6º é bem mais flexível: vale qualquer meio de comprovação de autoria e integridade, desde que escolhido de comum acordo entre as partes ou aceito por quem receber o documento.

A consequência prática é que a sua empresa provavelmente precisa dos dois regimes convivendo: um cuidado maior com o que pode ser exigido pelo Fisco, e um processo mais leve para o resto. Vale desenhar isso antes de destruir papel.

O que fazer quando o prazo vence

Prazo vencido não significa descarte automático. Significa que a obrigação legal de guardar acabou — a decisão de manter ou não passa a ser sua.

Três perguntas ajudam a decidir:

Esse documento ainda prova alguma coisa que interessa? Um contrato encerrado pode continuar sendo a única memória de uma condição comercial que voltará a ser discutida.
Ele contém dado pessoal? Se contém, guardar além do necessário deixa de ser precaução e passa a ser exposição — a LGPD trata a retenção excessiva como um problema, não como zelo.
O custo de guardar é real? Em papel, sim: espaço, seguro, deterioração. Em arquivo digital, o custo de guardar é quase zero — e aí a resposta muda.

Essa terceira pergunta é a que mais mudou nos últimos anos. Guardar dez anos de documento digitalizado custa hoje uma fração do que custava manter um arquivo morto físico, o que torna o descarte uma decisão sobre risco e privacidade, não sobre espaço.

Como montar a sua tabela em uma tarde

Liste os tipos de documento que a empresa realmente produz. Não são cinquenta — na maioria das PMEs são entre dez e quinze.
Marque os quatro deste artigo, que já estão resolvidos.
Leve o resto ao contador e ao jurídico em uma reunião só, com a lista pronta. Com a pergunta estruturada, isso se resolve em uma conversa.
Escreva a tabela em uma página e guarde-a junto com os documentos, não na cabeça de quem participou da reunião.
Marque uma revisão anual. Legislação muda; a tabela precisa envelhecer bem.

Feito isso, o descarte deixa de ser uma decisão tomada no susto, quando o arquivo lota, e vira rotina.

Onde o Avuz Conecta entra: a tabela de temporalidade só funciona se você souber a data e o tipo de cada documento sem abrir um por um — e se ninguém puder apagar algo dentro do prazo por engano. O controle de permissões por setor define quem pode excluir o quê, o histórico registra cada alteração e acesso, e o backup automático garante que "apagou sem querer" tenha volta. Os dados ficam em servidores no Brasil. Veja como funciona ou agende uma demonstração.